Klein und groß - Hauptsache rentabel

Wege zur erfolgreichen Immobilienverwaltung, die sich lohnt

Für eine hochprofessionelle und erfolgreiche Immo­bilienverwaltung lohnen sich nur große Wohnungs-eigentümergemeinschaften! Viele Einheiten, viel Umsatz, nur eine Heizung, ein Dach, eine Eigentü­merversammlung, etc. Klar kann man schon so stehen las­sen oder gibt es da auch eine andere oder neue Wahrheit?

Mittlerweise sollte man das Betreuungsobjekt und den Gesamtbestand ganz genau anschauen. Ist eine größere WEG mit 60 WE und mehr wirklich noch mit € 15 bis € 19 netto wirtschaftlich zu verwalten? Wenn diese Gebäude dann vielleicht noch Untergemeinschaften (3-6 unterschiedliche Rücklagen) und aus den 60er, 70er oder 80er Jahren stam­men – dann sollte man dies alles sehr kritisch hinterfragen. Damals hatte die wirtschaftliche Kalkulation sicherlich gepasst, aber im Laufe der Jahre hat man es leider unterlassen, die Vergütung auf den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Jetzt hat man Sanierungsstau, zu wenig Erhaltungsrücklage, Rentner als Eigentümer (Finanzierung und Sonderumlage) und neu, fast unüberwindbare Auflagen und Verordnungen durch den Gesetzgeber. Bekomme ich eine solche WEG dazu, die Ver­waltervergütung von diesem Niveau auf ein angemessenes Niveau, dem Bedarf entsprechend zu bringen? Wenn, nur mit viel Gegenwehr und ausufernder Diskussion. Das muss dann eben gemacht werden oder gibt es auch noch einen anderen Fokus auf den gesamten Betreu­ungsbestand?

Der Weg zum Erfolgsmodell

Kleine WEG sind echt nicht lukrativ! Stimmt das? Klares: Nein! Aber warum herrscht immer noch diese Sichtweise? Ein kleiner Blick zurück. Ein Beispiel...

Eine kleine WEG (9 WE) hat sich im Laufe der Jahre, bedingt durch Eigentümerwechsel, als sehr anspruchsvoll, sehr for­dernd, sehr kritisch und beratungsintensiv entwickelt. Wir mussten größere Anstrengungen an den Tag legen, um den Ansprüchen ansatzweise zu genügen. Die Eigentümerver­sammlung war immer ein Spießrutenlaufen. Wir konnten es Ihnen einfach nicht recht machen und zweifelten schon an unseren eigenen Leistungen und Fähigkeiten. Warum konn­ten wir diese Eigentümer nicht zufrieden stellen? Wir mussten eine Entscheidung treffen. Kündigen oder weitermachen...? Wir haben zum finalen Gespräch alle Eigentümer eingeladen: So geht das nicht weiter, entweder wir müssen viel mehr Ver­waltergebühr verlangen oder ihr lasst uns in Ruhe arbeiten und die Eigentümer vor Ort kümmern sich um viele Dinge selbst. Antwort: Dürfen wir das überhaupt? Selbst den Handwerker anrufen, Aufträge erteilen, interne Diskussionen führen – ob oder ob nicht... Na ja, das birgt schon eine gewisse Gefahr aber, wenn wir es schaffen, den Eigentümern alles das zur Verfü­gung zu stellen, damit die WEG intern „funktioniert“ und wir uns nur noch um die Dinge kümmern, welche die Eigentü­mer selbst wirklich nicht machen können – dann könnte das funktionieren. Wir haben es versucht...

Lange Rede, kurzer Sinn – dieses Konzept wurde bei uns zum Erfolgsmodell und die kleineren Gemeinschaften sind überaus dankbar, dass sie überhaupt eine professionelle Ver­waltung finden und es ein schönes Miteinander gibt – klare Rollenverteilung, digitale Kommunikation über CRM-Platt-formen sind dafür unerlässlich.

Argumentationen für einen Wandel:

• Unsere Unternehmenskosten (Personal, Digitalisierung, etc.) sind zu hoch, um kleine WEG mit einem Vollser­vice zu betreuen.
• Der Aufwand je WEG ist in den letzten Jahren um ein Vielfaches gestiegen
• Unser Personal ist zu gut ausgebildet, um hier mit ein­fachstem Tagesgeschäft beschäftigt zu werden.
• Die Digitalisierung bietet extrem viele, neue Möglichkeiten, Eigentümer und Handelnde vor Ort „alleine“ zu lassen.
• Die Meinungsbildung und Entscheidungsprozesse durch die Eigentümer führen dazu, dass man schneller zu einem Ergebnis kommt (Austausch wird geführt, wenn der Bedarf besteht und nicht erst in der nächsten Eigentümerversamm­lung) und dieses Ergebnis hat eine größere Akzeptanz bei den betroffenen Eigentümern, da sie selbst mit beteiligt waren.

Kosten und Rentabilität

Jetzt, was ist mit den Kosten und ist eine solche Kleinst-WEG überhaupt lukrativ und rentabel? Aktuell können wir im Raum Stuttgart mindestens rund € 350-500 netto je Monat und Gesamt-WEG für einen Vollservice verlangen. Wenn sich nun die WEG fast die Hälfte an Verwaltergebühr sparen möchte und mit diesem Konzept auch kann, sind wir bei € 220,00 netto je Monat für die Kleinst-WEG bei € 55,00 (1 WE) und € 27,50 (8 WE) netto je Wohneinheit und Monat. Und das bei einem für die Hausverwaltung kalkulierbaren Aufwand, der weit unter dem Vollservice liegt und diese WEG funktionie­ren auch wesentlich besser, da die Meinungsbildungsprozesse nicht „auf dem Rücken der Hausverwaltung,“ sondern inner­halb der Eigentümer erfolgen. Welche Intensionen können wir damit verfolgen und welche Vorteile/Mehrwert hat die Verwaltung dadurch:

• Mehr Wohnungseigentümergemeinschaften mit weniger Aufwand betreuen.
• Rollenverteilung entlastet die Hausverwaltung und lässt den Gesamtaufwand besser kalkulieren.
• Mehr Umsatz je Abrechnungs- und Verwaltungseinheit.
• Problem-WEG mutig vor die Entscheidung stellen: Wir als Eigentümer müssen uns einen neuen Verwalter suchen oder wir nehmen mehr Verantwortung innerhalb der WEG wahr.
• Eigentlich war man bis dato mit dem seitherigen Verwal­ter recht zufrieden und ob wir eine guten, neuen Verwalter überhaupt finden, ist aktuell mehr als fraglich.

Dies alles funktioniert mehr oder weniger, wie die WEG funktio­niert und wie die Eigentümer selbst agieren. Klar ist auch, dass wir hin und wieder supporten und uns einbringen müssen, damit die WEG funktioniert. Manche WEG bleiben beratungs- und betreu­ungsintensiv und bei denen funktioniert das nicht. Die müssen dann eben die hohen Kosten für den Vollservice bezahlen.

Zukunftsvision

Unsere Vision für die Zukunft geht eindeutig in die Richtung effi­zienter und wirtschaftlicher zu verwalten. In Zukunft wird vieles einfacher werden und darin steckt extrem viel Potential. Digitale Prozessunterstützungen für die Eigentümer in der Interaktion mit der Hausverwaltung, die mehr und mehr zum Beobachter der Dinge wird, automatisierte Buchhaltung und Abrechnungserstel­lung und individuelle Zusatzhonorare für Beratungsdienstleistun­gen und Sonderarbeiten sind Werte, die in den nächsten Jahren gehoben werden können. Wenn, ja wenn die Verwaltungsunter­nehmen, die Softwareanbieter und die Dienstleister der Branche, derartige Prozessunterstützungen anbieten und zur Verfügung stellen. Nachweislich aber heute schon ein effizientes und wirt­schaftlich sinnvolles Geschäftsmodell. Ohne Digitalisierung und Mut geht das aber nicht. Viel Erfolg beim Nachmachen!