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Der Verwalter in der Praxis

Ein kleiner Ratgeber für Eigentümer und Mieter

Gesetzliche Grundlagen
Bei der WEG-Verwaltung benennt das Wohnungseigentumsgesetz Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (§§ 20, 24, 26, 27, 28 WEG). Im Fall der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist das Bürgerliche Gesetzbuch (§§ 535 ff. BGB) die verbindliche Grundlage. In beiden Fällen werden die gesetzlichen Regelungen durch einen Verwaltervertrag ergänzt. Darüber hinaus ergeben sich im Rahmen der WEG-Verwaltung die Aufgaben des Verwalters auch aus der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung sowie aus getroffenen Vereinbarungen und Beschlüssen der WEG.

Verwaltervertrag
Verwalterverträge können grundsätzlich frei ausgehandelt werden. Vorteilhaft ist der kompetente Muster-Verwaltervertrag des DDIV. Dieser Vertrag unterscheidet deutlich zwischen den Grundleistungen und den (kostenpflichtigen) Zusatzleistungen.

Grundleistungen
Mit der regelmäßig gezahlten Verwaltervergütung sind Grundleistungen abgedeckt, die im Verwaltervertrag vereinbart wurden. Diese sollten möglichst detailliert aufgeführt sein. In der Regel umfassen diese die Vorbereitung und Abwicklung der Eigentümerversammlung, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder einschließlich der Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung sowie den Abschluss von Verträgen, wie beispielsweise Versicherungs- und Wartungsverträge.

Zusatzleistungen
Zusatzleistungen werden in Verwalterverträgen auch als besondere Leistungen, Mehrleistungen oder Sonderleistungen bezeichnet. Sie werden üblicherweise für Arbeiten vereinbart, die nicht permanent anfallen, wie zusätzliche Eigentümerversammlungen, Gerichtsverfahren und größere Baumaßnahmen. Diese Leistungen müssen bei Inanspruchnahme zusätzlich zur Grundvergütung erstattet werden.

Verwaltervergütung
Das Honorar des Verwalters hängt vom Umfang der Tätigkeit sowie der Größe und der Lage der Wohnanlage ab. Die Vergütung wird meist pro Wohnungseinheit und Monat berechnet. Die Praxis zeigt: je kleiner die Eigentümergemeinschaft desto höher die Kosten für den einzelnen Eigentümer. Bei Anlagen mit weniger als 10 Wohnungen sind 30 Euro und mehr üblich.

In der Mietverwaltung liegen die monatlichen Pauschalsätze zwischen 18 und 26 Euro netto pro Einheit – auch hier abhängig von der Größe der Wohnanlage. Vereinzelt wird die Verwaltervergütung auch Anhand der Mieteinnahmen berechnet. Die Sätze liegen dann zwischen 4 und 8 Prozent.

Termine
Als Grundleistungen der Verwaltung sollten folgende Termine eingehalten werden:

  • WEG-Verwaltung: Vorlage der Jahresabrechnung für Wohnungseigentumsanlagen bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres.
  • Mietverwaltung: Vorlage der Betriebs-/ Nebenkostenabrechnung für Mieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums.


Ausbildung
Ideal für die Ausübung der Tätigkeit als Immobilienverwalter ist die Ausbildung zur/m Immobilienkauffrau/-mann. Aber ebenso stellen immobilienwirtschaftliche und kaufmännische Studiengänge sowie fachspezifische Aus- oder Weiterbildungen eine gute Grundlage für die Tätigkeit dar. Verwalter sollten aufgrund sich ständig ändernder Gesetzeslagen regelmäßig Fortbildungen besuchen. Da der Abschluss dieser in der Regel mit Zertifikaten bezeugt wird, kann vom Verwalter die Vorlage solcher Bescheinigungen erwartet werden.

Rechtsform
Die gängigste Rechtsform professioneller Verwaltungsunternehmen ist die GmbH – rund die Hälfte aller Verwaltungen firmieren als GmbH. Da die Mehrheit der Verwaltungen kleine Unternehmen sind, firmieren über zwei Drittel auch als Einzelunternehmen, bzw. Personenfirma. Vereinzelt sind auch AGs oder Personengesellschaften am Markt tätig. Nicht wirksam als Verwalter einer WEG bestellt werden können Unternehmen, die als GbR firmiert sind.

Qualifikationsnachweis
Eine umfassende Auflistung notwendiger Qualifikationen von Immobilienverwaltern finden Sie in der nächsten Rubrik VDIV-Verwaltercheckliste. Generell können vom Verwalter vor der Bestellung folgende Unterlagen verlangt werden:

  • Nachweis eines einwandfreien Führungszeugnisses
  • steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung
  • Vorlage einer Schufa-Auskunft ohne Negativ-Eintrag oder entsprechende Selbstauskunft über geordnete Vermögensverhältnisse
  • Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
  • Nachweis einer Vertrauensschadenversicherung
  • Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung


Zugehörigkeit zu einem Verband
Ein verlässliches Qualitätsmerkmal einer Verwaltung ist die Mitgliedschaft in einem Verwalterverband wie es der VDIV Baden-Württemberg ist. Denn organisierte Verwalter verpflichten sich mit der Anerkennung einer strengen Berufsordnung und eines Verhaltenskodexes zu Qualität, Professionalität und Förderung eines berufswürdigen Verhaltens.

Zusammenfassung
Für die Auswahl des Verwalters müssen sich Eigentümer im Vorfeld der Wahl ausreichend Zeit nehmen. Eine zehnminütige Kurzvorstellung eines Verwalters bei einer Eigentümerversammlung sollte ebenso nicht das alleinige Kriterium für die Wahl sein wie die geringste Verwaltervergütung. Allein ein professioneller und hauptberuflicher Immobilienverwalter erbringt eine qualitativ hochwertige Dienstleistung, die den Werterhalt und die Wertsteigerung der Immobilie und somit des Vermögens langfristig sichert.

Verwaltercheckliste

Vorwort

Der Verwalter verfügt über eine besondere Vertrauensstellung.
Er verwaltet das Immobilienvermögen eines Eigentümers oder das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft und trifft Entscheidungen mit wesentlichen Konsequenzen für seine Auftraggeber. Eigentümer bzw. Eigentümergemeinschaften müssen sich weitgehend auf die Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit ihres Verwalters verlassen.

Verwalter ist kein Ausbildungsberuf. Aus- und Fortbildung sind jedem einzelnen Verwalter überlassen. Daher ist die Auswahl des geeigneten Verwalters von besonderer Bedeutung. Diese Checkliste greift wichtige Kernfragen der Verwaltertätigkeit heraus und gibt Ihnen eine Hilfestellung, auch wenn nicht alle Aspekte berücksichtigt werden können. Anforderungen und Notwendigkeiten müssen für jedes Objekt individuell betrachtet werden. Doch greift die Checkliste wichtige Kernfragen heraus. Die hier aufgeführten Fragen sollten Sie sich stellen und beantworten, wenn Sie eine Hausverwaltung auswählen oder die Tätigkeit Ihrer aktuellen Hausverwaltung überprüfen wollen.

„Gebrauchsanweisung“

Viele der Fragen sind mit Ja oder Nein zu beantworten. Werden diese Fragen verneint, sollten Sie hellhörig werden. Andere Fragen können Sie gewichten. Die „1“ ist die beste und die „6“ die schlechteste Bewertung. Fragen Sie bei der Hausverwaltung nach, wenn Unklarheiten bestehen. Aber beantworten Sie die Checkliste für sich selbst.

Wichtiger Hinweis

Diese Checkliste kann Ihnen bei der Auswahl des Verwalters helfen. Ebenso bietet sie Unterstützung bei der Überprüfung Ihrer aktuellen Hausverwaltung. Doch kann die Checkliste selbst¬verständlich nicht vor betrügerischen Machenschaften schützen.

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