Verwalter-Monitor

Die Umfrage zum Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Immobilienverwaltung ist der Auftakt zu einer neuen Reihe von Branchenerhebungen.

Ab diesem Jahr will der VDIV Deutschland mit dem Verwalter-Monitor regelmäßig aktuelle Themen aufgreifen, um zu erfahren, wie die Branche zu bestimmten Entwicklungen steht, welche Trends, Meinungen und Hinweise von Interesse sind. Den Auftakt macht die Umfrage zur Anwendung Künstlicher Intelligenz (KI) in Immobilienverwaltungen. Die Integration von KI in Verwaltungsprozesse hat zuletzt eine bemerkenswerte Entwicklung erfahren und revolutioniert zunehmend die Art und Weise des Immobilien-Managements. Die stetig zunehmende Komplexität und Vielfalt des Aufgabenbereichs erfordert effizientes und präzises Vorgehen, um den Anforderungen der Wohnungseigentümergemeinschaften, des Gesetz­gebers und der Entwicklung des jeweiligen Unternehmens gerecht zu werden. Von automatisierten Buchhaltungs­aufgaben bis hin zur Vorhersage von Markttrends bietet KI ein breites Anwendungsspektrum, um die Effizienz von Unternehmen und ihre Rentabilität zu steigern.

Von den gut 400 für den ersten Verwalter-Monitor befragten Unternehmen nutzt etwa ein Viertel (22,2 Prozent) bereits KI-Tools, ca. die Hälfte (45,1 Prozent) plant, das bald zu tun. Nur ein knappes Fünftel (18,1 Prozent) kann sich den Einsatz in absehbarer Zeit nicht vorstellen. In Verwaltungen, die bisher schon KI einsetzen, nimmt die Nutzung mit der Unter­nehmensgröße zu: Bei weniger als 1.000 ver­walteten Einheiten (VE) sind es 19,4 Prozent, 28,3 Prozent von denen mit mehr als 3.000 VE. Im Schnitt werden KI-basierte Tools für 11,2 Prozent der Aufgaben eingesetzt. Die Mehrheit von 65,6 Prozent der KI-Nutzenden erledigt weniger als zehn Prozent ihrer beruflichen Aufgaben mit KI-Unterstützung.

Viele positive Erfahrungen – Kundenkommunikation bei der Automatisierung weit vorn

Die Befragten, die KI bereits nutzen, setzen solche Tools am häufigsten für die Kundenkommunikation ein (55,4 Prozent), gefolgt von Objektbeschreibungen (32,6 Prozent) und der Erstellung von Content, z. B. für Social-Media und E-Mail-Kampagnen. Zusätzlich zu den 55,4 Prozent der Nutzenden, die KI bereits für ihre Kundenkommunikation einsetzen, können weitere 33,3 Prozent sich das zumindest vorstellen. 88,8 Prozent derjenigen, die bereits KI einsetzen, wollen ihre Kundenkommunikation dadurch optimieren. Auf Platz zwei der künftig geplanten Einsatzbereiche findet sich die Klassifizierung und Weiterleitung von Service-Tickets sowie die automatisierte Rechnungslegung bzw. -verarbeitung und Buchführung. Befragt nach weiteren Einsatzmöglichkeiten, nennen 61,1 Prozent die Klassifizierung und Weiterleitung von Service-Tickets an erster Stelle, gefolgt von automatisierter Rechnungsstellung bzw. -verarbeitung (58,9 Prozent) sowie Terminvereinbarungen (53,3 Prozent).

Unter den KI-Nutzenden haben 84,9 Prozent positive oder überwiegend positive Erfahrungen damit gemacht, die nach Schulnoten insgesamt mit 1,8 bewertet wurden.

Hauptsächlich technische Hürden bei der Anwendung

Verwaltungen, die KI einsetzen, empfinden am häu­figsten (63,0 Prozent) die Integration in bestehende Systeme als problematisch, gefolgt von technischen Herausforderungen (40,2 Prozent). Etwa ein Viertel der Anwendenden (26,1 Prozent) hatte mit zu hohen Kosten zu kämpfen. Ablehnung durch Mitarbeitende aus Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren, rangiert mit nur 17,4 Prozent der Nennungen auf dem letzten Platz.

Bei denjenigen, die KI noch nicht nutzen und das auch in absehbarer Zeit nicht vorhaben (18,1 Prozent), wird als häufigster sie davon abhaltender Grund der unzureichende Überblick über am Markt befindliche Lösungen (51,3 Prozent) angegeben, gefolgt von Mangel an technischem Know-how im Unternehmen (42,1 Prozent) sowie Unsicherheit, wie die Kundschaft reagieren würde (35,5 Prozent). Zu hohe Kosten halten 32,9 Prozent der Befragten zurück. Für Verwaltungen mit weniger als 400 VE sind Bedenken hinsichtlich des Returns on Investment (ROI) relevant (36,0 Prozent).

Die künftige Rolle der KI in der Immobilienverwaltung

55,1 Prozent der Befragten sind sich sicher, dass KI Ressourcen freisetzt, 52,3 Prozent glauben, dass sie helfen kann, das Fachkräfteproblem zu lösen. Jeweils 43,4 Prozent glauben, dass KI eine ergänzende, aber nicht zentrale Rolle spielen und ein wichtiger Bestandteil der Prozesse werden wird. 19,8 Prozent geben sogar an, KI werde die Branche revolutionieren.

Betrachtet man nur die Antworten derjenigen, die KI schon einsetzen, fällt die Einschätzung noch optimis­tischer aus: 66,7 Prozent erwarten die Freisetzung von Ressourcen, 54,8 Prozent Unterstützung bei der Lösung des Fachkräfteproblems und sogar 69,9 Prozent die Etablierung als wichtiger Bestandteil von Prozessen. Hier sind 35,5 Prozent der Meinung, dass KI die Branche maßgeblich verändern wird.

Hürden überwinden und das Verständnis für eine (künstlich) intelligente Zukunft fördern

Der Verwalter-Monitor: KI zeigt, dass bereits ein beträchtlicher Teil der Immobilienverwaltungen KI-basierte Tools einsetzt oder dies in naher Zukunft plant, vor allem in der Kundenkommunikation und der Automatisierung von administrativen Aufgaben wie Rechnungslegung und Service-Ticket-Klassifizierung. Über positive Erfahrungen mit der Nutzung von KI berichtete ein Großteil der Befragten, wobei technische Herausforderungen und die Integration in bestehende Systeme als die größten Hindernisse angesehen werden. KI kann ein viel versprechendes Instrument für die Zukunft der Immobilienverwaltung darstellen. Es wird jedoch darum gehen, technische Hürden zu überwinden, das Bewusstsein und Verständnis für KI zu fördern und die Integration in bestehende Systeme zu erleichtern, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen.

Über die Befragung

Der Verwalter-Monitor: KI in der Immobilienverwaltung wurde vom 16. Januar bis 11. Februar 2024 als reine Online-Befragung durchgeführt. Insgesamt haben 419 Immobilienverwaltungen daran teilgenommen. In die Auswertung sind alle Fragebögen eingeflossen, in denen sämtliche Pflichtfragen vollständig beantwortet wurden, wobei aufgrund der Frageführung nicht alle Teilnehmenden dieselben Fragen gestellt bekamen. Die den Ergebnissen zu jeder Frage zugrunde liegende Grundgesamtheit lässt sich der ausführlichen Auswertung entnehmen, die kostenfrei zum Download steht: vdiv.de/publikationen