... und Praxis

Trotz anfänglicher Zweifel den Gutschein für eine Digitalisierungsberatung eingelöst – ein Erfahrungsbericht

Mit einem Gutschein für ein fünftägiges Digitalisierungs-Coaching kam ich vom Verwaltertag 2022 aus Berlin zurück – mein Gewinn aus dem Ausstellergewinnspiel, den die VDIV-Partner Domus, Kalorimeta und Plentific gesponsert hatten. Was habe ich mich gefreut: Der Gegenwert betrug immerhin 5.000 Euro! Dann aber kamen erste Zweifel auf: Ist ein solches Coaching für eine kleine Verwaltung wie meine überhaupt sinnvoll? Rund 800 WEG- und Mieteinheiten verwalte ich ge­meinsam mit zwei Mitarbeiterinnen in Barsinghausen und Hannover. Wäre der Gutschein nicht gewesen, hätte ich sicherlich auf absehbare Zeit nie darüber nachgedacht, eine Unternehmensberatung zu engagieren, um ein Digitalisierungs-Coaching in Anspruch zu nehmen.

Bestandsaufnahme vor Ort

Das Thema aber interessierte mich doch, und so habe ich den Gutschein schließlich eingelöst. Nach vorheriger Absprache besuchten mich zwei Beraterinnen der Feingeist GmbH in meinem Büro, um einen „Digitality Check“ und einen „Orga Check“ durchzuführen. Einen ganzen Tag lang sprachen die beiden Beraterinnen mit meinen Mitarbeiterinnen und mir, ließen sich unsere Software zeigen und alle Vorgänge – kurz: wie es bei uns so läuft.

Analyse und Vorschläge zur Optimierung

Vier Wochen nach dieser Bestandsaufnahme war es so weit: Die Beraterinnen und ich trafen uns online wieder. Die beiden erläuterten anhand einer Präsentation den Ergebnisbericht, den sie nach dem Besuch in meinem Unternehmen erstellt hatten. Er enthielt nicht nur die Beschreibung des Ist-Zustands, sondern auch Anhaltspunkte für konkrete Handlungsvorschläge. Sowohl den Bericht als auch die Vorschläge habe ich als gedruckte Ausarbeitung erhalten.

Mein Eindruck lässt sich wie folgt zusammenfassen: Durch die Beratung habe ich viele Anregungen bekommen, was in meinem Unternehmen zu verändern und zu verbessern wäre. So manches, was auch ich schon im Hinterkopf hatte, haben die professionellen Beraterinnen analysiert und ausgesprochen; ihre Vorschläge waren konkret, nicht ab­gehoben, und damit durchaus umsetzbar. Gelernt habe ich, dass Verbesserungen der Organisation und Digitalisierung einander bedingen. Wenn ich weiß, welche Prozesse bei mir wie laufen, kann ich versuchen, sie so anzupassen und umzustellen, dass sie digitaler und damit in der Regel effizienter laufen – immer mit dem Ziel, durch strukturiertes Arbeiten Zeit und Kapazitäten zu gewinnen.

Etwas Mut gehört schon dazu.

Mit etwas zeitlichem Abstand kann ich nun sagen, dass auch kleinere Verwaltungsunternehmen den Mut fassen sollten, sich auf eine professionelle Unternehmensberatung einzulassen. Viele der kleineren Verwaltungsunternehmen, zu denen ich auch meines zähle, müssten sich einen Ruck geben und so etwas einfach mal wagen. Für mich hat es sich gelohnt, denn ich habe viele interessante Erkenntnisse gewonnen. Es geht übrigens auch ohne den Gewinn eines Gutscheins, weil Unternehmens- und Digitalisierungsberatungen zum Teil gefördert werden. Die Beratungsunternehmen klären darüber auch auf, und das mindert die finanzielle Belastung einer professionellen Beratung deutlich.