Mensch und KI Hand in Hand

Prozessabstimmung für den Einsatz von KI

Künstliche Intelligenz (KI) hat in den letzten Jah­ren auch die Hausverwaltung revolutioniert.” So beginnt der Chatbot ChatGPT einen Text über KI in der Hausverwaltung. Das klingt nach über­triebenem Eigenlob, tatsächlich ist das Potenzial der smarten Technologie nicht zu unterschätzen. Chatbots für Eigentümer­anfragen, automatisierte Dokumentenverarbeitung oder intelligentes Mahnwe­sen sind nur drei Vorteile, die KI unserer Branche bringen kann. Damit das funktioniert, müssen auch die Arbeitsprozesse in den Hausverwaltungen ange­passt werden.

Moderne Systeme bieten schon heute Arbeitserleichterungen

Schon heute bieten manche Hersteller von Hausverwal-tungssoftware intelligente Automatismen, teils mit echter KI. Etwa bei der Beantwortung von Kundennachrichten, der Verarbeitung von Rechnungen oder der Verbuchung von Bankumsätzen. Gerade die Buchhaltung bietet sich für die Automatisierung durch KI an.

Bei Impower etwa werden nicht nur Bankumsätze und Rechnungen automatisiert verbucht, die intelligente Text­erkennung verarbeitet auch den Posteingang. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Post per Brief oder E-Mail eingeht. Die Texterkennung erfasst die Informationen, die das Programm benötigt, um Buchungssätze zu erstellen. Von welchem Handwerker kommt die Rechnung? Mit welchem Vorgang soll das Dokument verknüpft werden? Nach der Datenerfassung legt die Intelligenz die Dokumente im richtigen digitalen Ordner des verknüpften DMS ab.

Die Rückmeldungen der Hausverwaltungen zeigen, dass sich durch eine digitale Arbeitsweise und intelligente Sys­teme der Arbeitsaufwand teils um mehr als 50 Prozent reduzieren lässt. In der gleichen Arbeitszeit können oft doppelt so viele Einheiten verwaltet werden.

„Die beste KI nützt nichts, wenn die Arbeitsprozesse und Softwarelandschaft nicht darauf ausgerichtet sind“

Die Softwareschmieden bauen die KI in ihren Systemen weiter aus: Mails von Eigentümern oder Handwerkern werden künftig per ChatGPT beantwortet, Schlüsselbe­stellungen kommen automatisiert beim Kunden an und Banktransaktionen können automatisch verbucht werden. Die beste KI nützt allerdings nichts, wenn die Software­landschaft und die Arbeitsprozesse nicht darauf ausgerich­tet sind. Mit Rechnungen und Beschlüssen in verstaubten Aktenordnern kann sie nichts anfangen; die KI braucht digitale Daten, um zu lernen und unterstützen zu kön­nen. ChatGPT ist nur deshalb so gut, weil es das gesamte Internet zum Lernen nutzt. Deshalb müssen auch Haus­verwaltungen der KI möglichst viele Daten geben.

Das gelingt nur, wenn alle Arbeitsschritte und Informatio­nen konsequent digitalisiert werden. Doch bis jetzt haben viele Hausverwaltungen keine passenden Systeme – und damit verpassen sie das Potenzial der Digitalisierung.

KI braucht die Cloud

Um es auszuschöpfen, benötigt der Anwender eine passende Softwarelandschaft: Sie muss aufeinander abgestimmt sein, damit keine Medienbrüche entstehen. Nur so können Infor­mationen von einem System in ein anderes fließen – und das in Echtzeit. Cloudbasierte Softwarelösungen machen dies möglich. In der Cloud sind sie miteinander vernetzt und erhal­ten den Zugriff auf die für die KI notwendigen Informationen. Serverbasierte Produkte können das nicht, weil sie nur mit lokal verfügbaren Daten arbeiten. Und vor allem haben sie keinen Zugriff auf sogenannte Deep-Learning-Modelle, die für den Einsatz von KI notwendig sind. KI funktioniert daher nur in der Cloud und mit offenen Schnittstellen – beides zeichnet beispielsweise cloudbasierte ERP-Systeme wie Impower aus.

Für die KI-unterstützte Hausverwaltung ist zudem eine stringente Arbeitsweise erforderlich. Sobald auch nur ein Dokument in Papierform abgelegt wird, können der KI wichtige Informationen fehlen. Auch Arbeitsaufträge aus Telefonaten sollten im System dokumentiert werden. Im Idealfall haben die Mitarbeiter nur einen digitalen Arbeits­stapel, in dem sie arbeiten. Für jeden Auftrag sollte daher ein Vorgang angelegt und die zugehörigen Dateien sys­temübergreifend verknüpft werden.

Die Zukunft von Hausverwaltungen:
KI in vernetzten Systemen

Die Bedeutung offener Schnittstellen für die KI in der Hausverwaltung zeigt sich bereits heute: Microsoft hat kürzlich KI in seine Programme wie Word oder Excel inte­griert. Copilot nennt der Softwaregigant das und investiert dafür allein in Deutschland 3 Milliarden. In Zukunft wird es daher noch wichtiger, dass ERP-Systeme eine Anbindung an Microsoft-Programme haben, schreibt der Verwaltungs­experte Alexander Haas in der Immobilien Verwaltung. „Eine von KI abgetrennte Insellösung dürfte ansonsten schnell an Attraktivität verlieren”, heißt es in seinem Beitrag.

Moderne ERP-Systeme sind schon heute mit dem beliebten MS-Programm verbunden. Über die Schnittstelle werden nicht nur Stammdaten, sondern auch Metadaten geteilt. So gehen bereits gewonnenen Informationen nicht ver­loren und die KI kommt an die nötigen Daten. Bald soll es Copilot daher auch für den Dokumentenmanager Sha-repoint geben.

KI: Ohne den Menschen geht es nicht

Dank solcher Entwicklungen könnte sich die Arbeit von Immobilienverwaltern schon in wenigen Jahren grund­legend ändern: Sie werden bei ihrer Arbeit von immer intelligenteren Systemen unterstützt. Vieles, was heute noch manuell erledigt werden muss, kann künftig von KI übernommen werden. Für die Verwalter bedeutet das eine deutliche Entlastung und viel mehr Effizienz – und womöglich die Lösung für den Fachkräftemangel.

Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an die Mitarbeiter, da sie lernen müssen, sich in KI-basierten Systemen zu bewegen. Auch für die Endkontrolle wird mehr Sachverstand benötigt: Bald wird die KI in der Lage sein, das gesamte Geschäftsjahr durchzubuchen – aber das Endergebnis muss der Mensch genehmigen. Ganz ohne menschliches Zutun wird es daher auch in Zukunft nicht gehen.