Kleine WEG! Geh mir weg!?

Warum man die Verwaltung kleiner Gemeinschaften nicht unbedingt ablehnen sollte, und wie man sich ihrer einträglich annehmen kann.

Das ist uns nur allzu bekannt: Eine kleine Eigentü­mergemeinschaft mit drei oder vier Wohnungen auf der Suche nach einer WEG-Verwaltung bittet um ein Angebot. Erster Gedanke: Na, die hat uns gerade noch gefehlt! In Aussicht stehen geringer Umsatz, viele unmittelbar abzuhandelnde Themen und persönliche Anliegen, eine weitere Eigentümerversammlung pro Jahr, ein Dach, eine Fassade, eine Heizung, ein Hausmeister, Verkehrssicherungspflichten etc. – eigentlich eine ganz normale Wohnungseigentümergemeinschaft. Aber wird in kleinen Gemeinschaften nicht deutlich mehr gestritten als in großen? So sitzt man dann am Abend in der Ver­sammlung, drei, vier Eigentümer schildern ihre individu­ellen Probleme, etwa störende Schuhe im Treppenhaus oder die nicht funktionierende Mülltrennung, und sie werden sich einfach nicht einig. Will man das? Eher nicht.

Problemen aus dem Weg gehen

Aber ließe sich da nicht etwas verändern, sodass die Ver­waltung kleiner Gemeinschaften attraktiver erscheint? Gehen wir mal ins Detail: Dazu, dass Verwaltungen frü­her quasi Befehlsempfänger ihrer Gemeinschaften waren, haben sie selbst einiges beigetragen: Wir kümmern uns um alles, hieß es so schön. Und genau in dieser Devise liegt der Knackpunkt. Wenn man über die Verteilung der Zuständigkeiten und Rollen in Eigentümer gemeinschaften nachdenkt, kommt man schnell drauf, dass man so manchem Problem ganz einfach aus dem Weg gehen könnte. Schon allein, wenn man ein­mal sortiert, für welche Vorgänge die Verwal­tung eigentlich gar nicht gebraucht wird, weil Eigentümer sie auch wunderbar selbst erle­digen können.

Beginnen wir beim Pro­zess der Meinungsbil­dung, der Information  über Sachverhalte und Zusammenhänge, Gesprächen mit Handwerkern, der Einholung von Angeboten, der Diskussion über die Ausführung von Vorhaben in Bezug auf Farben, Formen und Varianten. Für all das braucht man keine Hausverwaltung, denn oft reichen ein wenig Zeit, Engagement und gesunder Menschenverstand, um eine tragfähige Mehrheit innerhalb der Gemeinschaft zu erreichen. Der große Vorteil: Selbst erarbeitete Ergebnisse werden von Eigentümern viel eher mitgetragen als sol­che, die die Hausverwaltung von außen in die Gemein­schaft hineinträgt.

Freiräume schaffen und nutzen

Das neue Wohnungseigentumsgesetz eröffnet ein brei­tes Spektrum an Möglichkeiten, die Verwaltungen für sich nutzen sollten. Und das führt zu der mehr als berechtig­ten Frage, was Eigentümer selbst erledigen können, und welche Aufgaben auch künftig zwingend von der Verwal­tung ausgeführt werden müssen. Natürlich muss die Ver­waltung weiterhin eine zentrale Rolle im Gesamtgefüge aller Prozesse spielen. Ohne Digitalisierung, beispielsweise durch die Bereitstellung von Eigentümerportalen zur Hin­terlegung von Dokumenten und für die Kommunikation, die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen und die Automatisierung der Buchhaltung wird es auf lange Sicht nicht gehen. Denn nur wo die Optimierung von Prozessen die Verwaltung entlastet, entstehen wieder Freiräume, um sich wichtiger Themen anzunehmen oder mit geringerem Aufwand mehr Objekte zu betreuen, die den Umsatz steigern.

Kann das nicht die Software machen?

Die aktuellen Entwicklungen der Software-Hersteller für die Branche zeigen bereits klare Tendenzen, wie stark Verwaltungen und vor allem Wohnungseigentü-mergemeinschaften künftig in relevanten Prozessen unterstützt und geführt werden. Besonders span­nend erscheint dabei der Aspekt, inwieweit Künstliche Intelligenz (KI) die Automatisierung beeinflussen und vorantreiben wird. Ist der menschliche Immobilien­verwalter vielleicht schon bald ein Auslaufmodell? Was viele Unternehmen der Branche derzeit aber wirklich umtreibt, ist die Frage, wo sie denn überhaupt noch Personal finden, das solche kleinen Wohnungseigen-tümergemeinschaften betreuen will.

Die Stellung der Verwaltung stärken

Die Professionalisierung der Branche und die Digitali­sierung von Arbeitsabläufen führen zu deutlichen Kos­tensteigerungen, die eine angemessene wirtschaftlich sorgsam kalkulierte Verwaltervergütung zwingend erfor­dern, um bestehendes Personal zu halten und neues zu gewinnen.

Wir müssen also lernen, neue Wege zu gehen – und das gilt insbesondere auch für Eigentümer und Wohnungs-eigentümergemeinschaften. Solche, in denen sich Eigen­tümer selbst mehr engagieren, werden künftig eher eine gute Verwaltung finden. In der Stärkung der Stellung des Verwalters steckt eine Riesenchance für die Immobilien­branche: Er muss sich nicht mehr als von den Erwartungen und Anliegen der Eigentümer Getriebener fühlen, weil er vielmehr dafür zuständig ist, die Abläufe und Strukturen vorzuhalten, die die Gemeinschaft braucht, um zu funktionieren. Viele Verwaltungsunternehmen wen­den dieses Prinzip schon sehr erfolgreich an. Kann die Betreuung kleiner Eigentümergemeinschaften also ein Erfolgsprojekt sein? Ja, wenn die Eigentümer mitspielen!