Effizienz ist eine Frage der Organisation

Rund um die Eigentümerversammlung können Verwaltungen viel Zeit und Kosten sparen

Fast alle Prozesse der Immobilienverwaltung laufen entweder auf die Eigentümerversammlung zu oder leiten sich von dieser ab. Sie ist der wesentliche Kontaktpunkt zwischen Hausverwaltung und Eigentümern und somit von elementarer Bedeutung, um die Geschicke der Eigentümergemeinschaft zu lenken. Trotz des hohen Stellenwertes und des großen Aufwands, den Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung mit sich bringen, wird die Eigentümerversammlung in der Branche bislang eher stiefmütterlich behandelt. Veränderungen hat- ten es meist schwer, sich durchzusetzen, und viel Potenzial blieb auf der Strecke. 

Mit dem steigenden Kostendruck, zunehmenden Anforderungen an die Immobilienverwaltung und immer knapperen personellen Ressourcen ist es für viele Unternehmen der Branche an der Zeit umzudenken. Denn die Prozesse rund um die Eigentümerversammlung lassen sich durchaus einfacher und effizienter gestalten. Das schont personelle Ressourcen und sichert die Existenz von Unternehmen.

Digitalisieren und automatisieren
Etwa sieben Stunden Arbeitszeit lassen sich pro Versammlung einsparen, das zeigen bei Immobilienverwaltungen erhobene Daten. Der Weg dorthin führt wie so oft über die Digitalisierung. Digitale Eigentümerversammlungen ermöglichen es, Arbeitsschritte und Aufgaben vollständig automatisch auszuführen – mit deutlich weniger Zeitaufwand. Auszählungen, die Berechnung von Abstimmungsergebnissen, die Erstellung von Protokollen und die gesamte Nachbereitung sind nur einige Schritte, die auf diese Vor- gänge spezialisierte Software-Lösungen, wie beispielsweise Vulcavo, komplett  abbilden. Digital heißt dabei nicht unbedingt online. Auch digitale Präsenzversammlungen bringen umfassende Erleichterungen mit sich.

Der Markt befindet sich im Wandel
Der Markt verändert sich und zwingt viele Verwaltungen dazu, die Digitalisierung in ihren Unternehmen schneller voranzutreiben. Das liegt nicht zuletzt am Generationenwechsel: Immer mehr jüngere Marktteilnehmer setzen schlichtweg voraus, dass digitale Dienste immer und überall zur Verfügung stehen. Sie kennen es ja nicht anders. Das Angebot digitaler Eigentümerversammlungen wird so – wenig verwunderlich! – immer häufiger zum entscheiden- den Kriterium bei Ausschreibungen für neue Verwaltungen.

Wo bis zu sieben Stunden Arbeitszeit pro Versammlung weniger anfallen, sinken die Kosten, und die eingesparten Personalkapazitäten lassen sich an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen. Schon deshalb wird es sich lohnen, sich mit den Möglichkeiten der digitalen Eigentümerversammlung auseinanderzusetzen. Entscheidend ist dabei die Wahl geeigneter Tools. Denn es geht um mehr als nur die Bereitstellung einer Videokonferenz mit der Möglichkeit zur Abstimmung.

Fazit
Digitale Eigentümerversammlungen bieten viele Chancen. Für Hausverwalter lohnt es sich daher, sich jetzt mit Anforderungen und Vorteilen auseinanderzusetzen und sich informieren zu lassen.