Diesmal wirds knifflig

Was an den Betriebskostenabrechnungen in der Sondereigentumsverwaltung in diesem Jahr anders ist und was sie dennoch einträglich macht

Die Betriebskostenabrechnungen für 2023 stehen an – auch in der Sondereigentums-verwaltung, dem kleinteiligsten Bereich der Immobilienverwaltung. Eine besondere Herausforderung dieser Abrechnungsperiode: Im Unterschied zu den Vorjahren muss nicht nur die WEG-Abrechnung abgegrenzt werden, sondern es sind zudem energiepolitische Regelungen wie das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz und die neu in Kraft getretene CO₂-Bepreisung zu berücksichtigen.

Was die Betriebskostenabrechnung umfasst, sind alle umlegbaren Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung von Wohngebäuden anfallen. Dazu gehören gemäß Betriebskostenverordnung die Kosten für Heizung, Wasser, Abwasser, Grundsteuer, Gebäude­versicherung, Hausmeisterdienste, Reinigung, Müllabfuhr und vieles mehr. Sie exakt zu erfassen und transparent darzustellen, ist entscheidend, um Rückfragen und Unstimmigkeiten mit Mietern zu vermeiden.

Vom Allgemeinen zum Besonderen

Im Wesentlichen kann die Betriebskostenabrechnung aus der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft übernommen werden. Zu beachten ist jedoch, dass nur umlegbare Kosten abgerechnet werden dürfen und ggf. noch Abgrenzungen vorgenommen werden müssen, da Eigentümergemeinschaften nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip abrechnen. Für 2023 ist in der Heizkostenabrechnung noch eine zusätzliche Angabe zu berücksichtigen: Vermieter müssen in der Heizkosten-abrechnung erstmalig den CO₂-Ausstoß ihrer Immobilie angeben und für die Umlage der durch sie anfallenden Kosten einen festgelegten Schlüssel anwenden, der den energetischen Zustand des Objekts berücksichtigt. Auf Mieter darf demnach nur ein gewisser Teil der CO₂-Kos-ten umgelegt werden. Den Rest müssen vermietende Eigentümer selbst tragen – analog zu den Instandhaltungs­kosten. Je schlechter die Energieeffizienz eines Gebäudes, desto geringer der Anteil der auf die Mieter umzulegenden Kosten – und umso größer der vom Eigentümer selbst zu tragende Posten.

Die Krux mit den CO₂-Kosten

Problematisch könnte sich in diesem Jahr der korrekte Nachweis dieser Kosten gestalten, nämlich dann, wenn in der Heizkostenabrechnung einer Eigentümergemeinschaft die CO₂-Kosten nicht gesondert ausgewiesen werden und nicht zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren CO₂-Kosten unterschieden wird. Dafür kann es ver­schiedene Gründe geben: Der Messdienstleister ist noch nicht in der Lage, die Kostenaufteilung vorzunehmen, ihm fehlen einfach die entsprechenden Angaben der WEG-Verwaltung, oder die Eigentümergemeinschaft ist nicht bereit, die Mehrkosten zu tragen. Vermietende Eigentümer stehen dann vor dem Problem, in der Betriebs-kostenabrechnung die CO₂-Kosten nicht ausweisen zu können, sodass Mietern der Anspruch auf Rückzahlung eines Teils ihrer Heizkostenvorauszahlungen entsteht. Inwieweit vermietende Eigentümer diesen Schaden nach bestandskräftigem Beschluss an die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer weitergeben können, wird sich erst noch zeigen.

Mehraufwand einkalkulieren

Vor diesem Hintergrund kann sowohl die Betreuung von Mietern und Eigentümern als auch die Erstellung der Jahresabrechnungen in der Sondereigentumsverwaltung gerade in diesem Jahr recht aufwendig sein, sodass die Vergütung nach dem klassischen Pauschalpreis-modell sich für Verwaltungen womöglich als nicht lukrativ erweist. Selbst eine hohe Pauschale in Höhe von 40 Euro pro Einheit reicht in den meisten Fällen nicht aus, um die internen Kosten zu decken.

Für Buchhaltung und die Erstellung der Abrechnungen können im Allgemeinen 25 Prozent der Gesamtver­gütung angesetzt werden. Das wären nach obigem Beispiel 120 Euro pro Jahr. Die monatliche Buchhaltung und Erstellung der Abrechnungen für Mieter und Eigentümer dürfte pro Einheit also nicht mehr als ein bis zwei Stunden jährlich beanspruchen – wenig, wenn mit der WEG-Ver­waltung und Eigentümern zu diskutieren ist, wieso die Heizkostenabrechnung nicht den gesetzlichen Regelungen für die Abrechnung mit Mie­tern entspricht, oder wenn Vermietern erklärt werden muss, wieso Mieter einen Anspruch auf Rückzahlung eines Teils ihrer Heizkosten-vorauszahlungen haben.

Wenn die Sondereigentums-verwaltung unwirtschaftlich ist, fällt das erst auf, wenn man anstelle der Mischkalkulation auf Objektebene eine einheitenbezogene Wirtschaft-lich-keitsbetrachtung anstellt, bei der alle Kostenpositionen der Bilanz berücksichtigt werden. Die Problematik unwirtschaftlicher Sondereigen-tumsverwaltung liegt in der Praxis vor allem darin, dass Sonderhonorare nicht abgerechnet werden. In unserem Unternehmen sind die Erstellung der Betriebskosten-abrechnung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung die am häufigsten gebuchten Sonderleistungen, die wir nach Zeitaufwand kalkulieren.

Sonderleistungen abrechnen!

Insbesondere die Erstellung der Jahresabrechnungen für 2023 sollte wegen des zu erwartenden höheren Aufwands nicht pauschal abgegolten werden, sondern nach Zeitaufwand. Vergütungsmodelle auf Basis einer fixen Pauschale pro Einheit verlagern das Kostenrisiko allein auf die Sondereigentumsverwaltung. Diese Risikoumkehrung bedarf neuer vertraglicher Regelungen und neuer Geschäftsmodelle in der Sondereigentums-verwaltung. Wir nutzen in unserem Unternehmen dazudie frei zugängliche Plattformverwalten.com.

Wenn wir von Eigentümern beauftragt werden, die Abrechnung für sie zu erstellen, erhalten wir über die Plattform auf Knopfdruck Einblick in die Buchungen ihrer Mieteinnahmen sowie die hinterlegte WEG-Abrechnung für die jeweilige Einheit. Mit der WEG-Ver­waltung sind lediglich die Abgrenzungen zu klären, um die Werte aus der WEG-Abrechnung dann in die Vorlage für die Betriebskostenabrechnung zu über­tragen. Des Weiteren sind die Heizkostenabrechnung sowie die CO₂-Kostenaufteilung zu prüfen und für die Mieter darzustellen.

Das Besondere an diesem neuen Geschäftsmodell ist, dass alle Mandate der Sondereigentumsverwaltung damit wirtschaftlich sind und das Honorar nicht mehr über eine risikoreiche Mischkalkulation errechnet werden muss. Stattdessen wird der tatsächliche Aufwand in Rechnung gestellt – genau wie es z. B. bei Rechtsanwälten und Steuerberatern schon längst üblich ist, die über die pauschalen Honorarordnungen hinausgehende Verträge für eine aufwandsbezogene Honorierung abschließen.