Anforderungen eines Mittelständers an ein ERP-System

Was Immobilienverwaltungen heute erwarten

Ein ERP-System leistet die unternehmerische Mammutaufgabe, Personal und Ressourcen – wie Kapital, Betriebsmittel sowie Information und Kommunikation – abzubilden, zu steuern und zu verwalten. Dazu werden sämtliche Geschäftsprozesse digital abgebildet und in einer Datenbank mit Schnittstellen zu allen beteiligten Bereichen kombiniert. Abteilungsübergreifende Prozesse lassen sich so schnell, einfach und effizient realisieren. Das ERP-System selbst bildet das Tool, mit dem ein Unternehmen die eigene Produktivität durch Automatismus deutlich steigern kann, wobei die ERP-Software auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Daher sind die passende Software und der entsprechende ERP-Anbieter von zentraler Bedeutung. Viele Softwareprodukte, die als ERP-Systeme bezeichnet werden, erfüllen die komplexen Anforderungen nicht gänzlich. Meist handelt es sich eher um simple Immobilienverwaltungs-Softwarelösungen. Eine einfache Lösung reicht heute nicht mehr aus – bessere Möglichkeiten müssen her.

Das ERP-System ist keine Insel

Ein ERP-System ist keine Insel, es fügt sich aus einzelnen Modulen zusammen. Jedes Modul deckt mit einer Vielzahl an Möglichkeiten einen Bereich des Unternehmens ab. Die Module werden über eine zentrale Datenbank miteinander verbunden und ermöglichen so eine abteilungsübergreifende Arbeitsweise. Von zentraler Bedeutung ist dabei die Automatisierung des Datenflusses, der über eine Schnittstelle für alle Gewerke sowie Partnerfirmen abzubilden ist. Die Herausforderung: Die Entstehung von Synergien auf beiden Seiten, welche die Installation des ERP-Systems rechtfertigen.

Die technischen Anforderungen an ein funktionierendes und effizientes ERP-System sind demnach klar: Eine offene, kostenfreie und versionierte Schnittstelle, die für jeden von überall erreichbar ist. Eine Unabhängigkeit von Servern, Clients, eingesetzter Hardware und den Betriebssystemen bildet die Voraussetzung.

Doch wie steht es mit der Datensicherheit, wenn viele Personen von unterschiedlichen Orten auf die Plattform zugreifen? Durch die Zentralisierung aller Daten im Unternehmen wird es einfacher, diese an nur einem Ort zu schützen. Das System darf keine Schwachstellen in Bezug auf die Datensicherheit oder Datenbackups aufweisen, regelmäßige Updates sind ausschlaggebend. Es sind jedoch nicht nur technische Anforderungen, die einen entscheidenden Einfluss auf die Effizienz eines ERP-Systems nehmen. Auch die Inhalte müssen spezifisch bis ins kleinste Detail organisiert werden. Prozesse sollten nicht fest vorgegeben, sondern individuell gestaltbar sein. Die tägliche Arbeitsorganisation der Mitarbeitenden muss unterstützt und alltägliche Arbeitsschritte vollständig vom ERP-System erledigt werden können.

Automatisierung von Vorgängen und Prozessen als Stellschraube für eine Gewinnmaximierung

Eine moderne ERP-Software sollte in der Lage sein, KI-Lösungen zum Anlernen und Automatisieren von Prozessen zu nutzen. Ganz spezifisch bedeutet das – beispielsweise in der Buchhaltung und im Mahnwesen – eine automatische Zuordnung aller Zahlungseingänge. Wünschenswert ist eine intuitive Anwenderfreundlichkeit, die etwa das Buchen per Drag & Drop ermöglicht und sich dabei keiner neuen Standards bedient, sondern sich an bestehenden Standards wie einer unkomplizierten Einbindung von Datev orientiert und in ihren internen Prozessen stets lernfähig bleibt. Ein regelmäßiges, individualisierbares Reporting sorgt zudem dafür, dass die Effizienz des ERPSystems genauestens kontrolliert werden kann.

Um zweifelsfrei beurteilen zu können, ob die Installation zum Erfolg für das Unternehmen geführt hat, sollten im Vorfeld messbare Ziele formuliert werden, die Veränderungen durch zukünftige Messungen aufzeigen. Nur so kann beispielsweise festgestellt werden, ob Ressourcen eingespart, die Qualität verbessert oder auch die Margen von bestimmten Produkten erhöht werden konnten. Sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens lassen sich so überwachen und analysieren. Diese Analysen verschaffen dem Unternehmen einen detaillierten Einblick in die eigenen Abläufe und zeigen Verbesserungspotenziale auf. Das Wichtigste jedoch ist: Es muss eine transparente und offene Schnittstelle in alle Richtungen geben, alle Gewerke sollten miteinander verzahnt werden. Die ERPSysteme müssen stetig durch innovative Updates auf dem neuesten Stand gehalten werden. Auch Schulungen und permanenter Support mitsamt einer schnellen Rückmeldungsquote von Profis an der anderen Seite der Leitung sind wichtig für die Effizienz der Software.

Fazit

Wenn eine einfache Excel-Datei nicht mehr ausreicht, um Kundenkontakte, Bestellungen, Rechnungen und Verwaltung im Auge zu behalten, dann ist es Zeit, ein ERP-System in Erwägung zu ziehen. So können Geschäftsprozesse genauestens geplant, gesteuert und überwacht werden. Ein ERP-System verschafft einem Unternehmen einheitliche Standards – das spart Zeit, Ressourcen und erhöht den Qualitätsstandard enorm. Wichtig ist jedoch, stets die Individualität und Kombinierbarkeit mit anderen Lösungen im Blick zu behalten, bei gleichzeitiger Wahrung der Datensicherheit. Individuelle Bedürfnisse des Unternehmens sollten daher unbedingt im Vorfeld definiert und auf das System angepasst werden, nur dann kann das System der Effizienz des gesamten Unternehmens Rechnung tragen.