Immobilienverwalter

Das Spektrum der Haus-und Immobilienverwaltung in Deutschland ist vielfältig und fußt auf unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen. Folgende Formen treuhänderischer Immobilienverwaltung sind zu unterscheiden:

WEG-Verwaltung
Gemeinschaftseigentum umfasst das Grundstück sowie Teile, Anlagen und Einrichtungen eines Gebäudes, die von der WEG gemeinschaftlich genutzt werden und nicht im Sonder- oder Wohnungseigentum stehen.
Bei der WEG-Verwaltung ist der Verwalter nach § 20 Wohnungseigentumsgesetz notwendiges Organ der WEG, der diese nach außen hin vertritt. Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind in § 27 des Gesetzes definiert. Darin ist der Verwalter verpflichtet, getroffene Beschlüsse sowie die Hausordnung umzusetzen, Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums zu managen und das Vermögen einschließlich aller Rücklagen und Zahlungen zu verwalten.

Miethausverwaltung
Verwaltung von Räumen oder Gebäuden, die zu Wohnzwecken an Dritte vermietet werden. Der Verwalter ist dabei Stellvertreter des Eigentümers und koordiniert das Verhältnis zwischen Mieter und Eigentümer. Je nach Vertragsgestaltung und Umfang kann das die technische Verwaltung des Objektes (Instandhaltung und Instandsetzung) ebenso einschließen wie die Verwaltung der Mietzahlungen und die Erstellung der jährlichen Abrechnungen.

Sondereigentumsverwaltung
Als Sondereigentum werden dabei die Wohnungen innerhalb einer WEG bezeichnet, die in sich abgeschlossene Räume sind. Voraussetzung für Sondereigentum ist das Miteigentum am Gemeinschaftseigentum einer WEG. Bei einer Sondereigentumsverwaltung ist der Verwalter Stellvertreter des Eigentümers und verwaltet z. B. die Vermietung der Wohnung an Dritte.

Gewerbeverwaltung
Die Gewerbeverwaltung umfasst die Verwaltung von Räumen oder Gebäuden, die nicht der wohnungswirtschaftlichen Nutzung dienen. In der Regel sind das Büro- und Verwaltungsgebäude, Kaufhäuser, Einkaufszentren, Ärztehäuser und Lagerhallen. Auch hier ist der Verwalter Stellvertreter des Eigentümers und betreut Verwendung und Vermietung der gewerblich genutzten Gebäude und Grundstücke.

Sonstige Verwaltung
Die Verwaltung und Vermietung von Garagen und Wohnheimen sowie die Verwaltung von Immobilienfonds werden als „sonstige Verwaltung“ bezeichnet.

Aufgaben eines WEG-Verwalters

Wohneigentumsgesetz verlangt Verwalter

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Eigentumswohnanlage ist Aufgabe aller Wohnungseigentümer. Eine ordnungsgemäße Verwaltung ist allerdings ohne den entsprechenden Vermittler - den Haus- oder Immobilienverwalter - im Regelfall nur schwer möglich. Das Gesetz schreibt die Bestellung eines Verwalters in § 20 Wohnungseigentumsgesetz vor.

Vertrauensverhältnis zwischen Verwalter und Eigentümer notwendig
Da ein Immobilienverwalter fremdes Vermögen und Eigentum verwaltet, ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis von elementarer Bedeutung. Ein Verwalter muss zuverlässig und unparteiisch sein und über geordnete Vermögensverhältnisse sowie spezielle Kenntnisse der Verwaltungstechnik, der wirtschaftlichen Geschäftsführung und einschlägiger privatrechtlicher Vorschriften verfügen. Die Rechte und Pflichten des Verwalters sind in mehreren Paragrafen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) geregelt. Weitere Aufgaben des Verwalters ergeben sich, je nach Einzelfall, aus der Gemeinschaftsordnung, der Rechtsprechung, dem Verwaltervertrag und den Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Im Verwaltervertrag sind - neben den gesetzlich vorgegebenen allgemeinen Verwalterleistungen - auch die besonderen Verwalterleistungen und die Verwaltervergütung geregelt.

Dass der Aufgabenkreis von Immobilien- bzw. Hausverwaltern breit gefächert ist, stellt sich nach außen hin kaum dar. So bekommen etwa die Eigentümer nur einen Bruchteil dessen mit, was Verwalter im täglichen Geschäft leisten. Etwas anders die Verwaltungsbeiräte, die einen erheblich besseren Einblick in die Arbeit des Verwalters haben. Aber auch ihnen bleibt das Gros der Teilleistungen verborgen:

Kaufmännische Aufgaben

  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
  • Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
  • Buchführung und Prüfung aller Geldein- und Ausgänge
  • Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
  • Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
  • Hausgeldabrechung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
  • Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
  • Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
  • Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
  • Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
  • Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Technische Aufgaben

  • Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
  • Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
  • Versicherungsabrechnung durchführen
  • Einweisung Handwerker und Hausmeister
  • Schlüsselbestellung
  • Beauftragen von Sachverständigen
  • Entwicklung von Nutzungskonzepten


Rechtliche Aufgaben

  • Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
  • Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
  • Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  • Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
  • Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
  • Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
  • Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
  • Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
  • Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Organisatorische Aufgaben

  • Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
  • Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften, inkl. Versand an Eigentümer
  • Führung von Beschlusssammlungen
  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
  • Beschwerdemanagement
  • Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

 

 

Der Miet-Verwalter

Wohneigentumsgesetz verlangt Verwalter

Im Gegensatz zum WEG-Verwalter, dessen Tätigkeitsfeld die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ist, zeichnet der Mietverwalter für die gesamte Vertretung des Haus- bzw. Wohnungseigentümers, insbesondere gegenüber dem Mieter verantwortlich. Gesetzliche Grundlage ist das Bürgerliche Gesetzbuch (§§ 535 ff. BGB), das Regeln zum Verhältnis zwischen Mieter und Eigentümer klar definiert. Konkrete Aufgaben des Verwalters hingegen werden bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ausschließlich im Verwaltervertrag benannt.

Kaufmännische Aufgaben

  • Verwaltung, Verbuchung und Disponierung des Geldverkehrs
  • Überwachung der monatlichen Sollstellung der Miete
  • Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen und Mahnverfahren
  • Rechnungskontrolle
  • Regelung von Personalangelegenheiten (z.B. Hausmeister)
  • Erstellung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für Mieter, ggf. Mahnung dieser und Bearbeitung von Widersprüchen


Technische Aufgaben

  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung


Gewährleistungsansprüche

  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
  • Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
  • Einweisung Handwerker und Hausmeister
  • Schlüsselbestellungen


Rechtliche Aufgaben

  • Beachtung mietrechtlicher Vorschriften
  • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften vom BGB bis zur StVzO
  • Abschluss bzw. Kündigung des Mietvertrages
  • Abnahme und Übergabe der Mietsache
  • Erklärung und Umsetzung von Mieterhöhungen
  • Bearbeitung von Mietminderungen
  • Abschluss von Wartungsverträgen


Organisatorische Aufgaben

  • Auswahl des Mieters
  • Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern
  • Verhandlung mit Behörden
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben, Informationen und Aushängen
  • Beschwerdemanagement
  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtstermine

Qualifikationen

von Haus- und Immobilienverwaltern

Bis heute fehlt es an einem gesetzlich verankerten Berufsbild für Immobilienverwalter. Es gibt weder einheitliche Kriterien der Ausbildung, noch notwendige Qualifikationen und Kenntnisse als Mindestvoraussetzung zur Ausübung der Tätigkeit. Und dass, obwohl die treuhänderische Verwaltung fremden Vermögens umfassendes kaufmännisches, rechtliches und technisches Fachwissen erfordert. Darüber hinaus verlangt eine ordnungsgemäße Verwaltung, die der Maßstab für die Bestellung eines Verwalters ist, ausreichend Bonität und einen angemessenen Versicherungsschutz.
Auch die Politik hat die Dringlichkeit erkannt und sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, berufliche Mindestanforderungen und Pflichtversicherungen für Wohnungsverwalter einzuführen.
Weitere Informationen zum Thema „Zugangsvoraussetzungen“ siehe Punkt Mindestanforderungen

Was einen guten Verwalter ausmacht

Fachwissen ist wichtig, bringt aber allein keine Kunden. Eigeninitiative und Ideenreichtum sind gefragt, um dem harten Wettbewerb standzuhalten und zu Eigentümern wie Mietern ein vertrauensvolles und gewinnbringendes Verhältnis aufzubauen und nachhaltig zu festigen.
Vor allem die Mitgliedschaft in einem Berufsverband wie dem VDIV Baden-Württemberg e.V. kann Vorteile bringen, die auch Eigentümern und Mietern zu Gute kommen. Denn Voraussetzungen für eine Mitgliedschaft sind neben fundiertem Fachwissen, Professionalität in der Verwaltung und  seriösem Geschäftsgebaren auch die Bereitschaft zur regelmäßigen Fort- und Weiterbildung.

Einführung von Mindestqualifikationen und Versicherungspflichten

Verwalter tragen eine enorme Verantwortung. Sie verwalten Immobilien und finanzielle Rücklagen von Eigentümern in Millionenhöhe. Zugleich sind sie neben der kaufmännischen Verwaltung auch Ansprechpartner für technische und rechtliche Fragestellungen. Sie sind damit zuständig für vielfältige Aufgabenbereiche im Wohnungseigentum.

Das erfordert jedoch umfassende Qualifikationen und Anforderungen. Ein Minimum an Fachwissen, Erfahrung und Versicherungsschutz stärkt nicht nur das Vertrauen der Wohnungseigentümer in die Dienstleistung der Wohnungsverwaltung. Zugleich gewährleisten Zugangsregelungen einen umfassenden Verbraucherschutz und dienen der Professionalisierung und Qualitätssteigerung.

  • Nachweis eines Fach- und Sachkundenachweises
  • Nachweis einer, der Tätigkeit angemessenen Ausbildung unter Berücksichtigung der Erlangung technischer, rechtlicher und buchhalterischer Befähigungen
  • Nachweis einer laufenden, einschlägigen Fort- bzw. Weiterbildung
  • Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung (fortlaufend dem Umfang der Tätigkeit angepasst)
  • Nachweis einer Vertrauensschadenversicherung und Betriebshaftpflichtversicherung (fortlaufend dem Umfang der Tätigkeit angepasst)
  • Nachweis eines einwandfreien amtlichen Führungszeugnisses
  • Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse (Vorlage eines Schufa-Auszugs ohne Negativ-Eintrag oder entsprechende Selbstauskunft)
  • Nachweis, wonach in den letzten 5 Jahren vor Antragstellung kein Insolvenzverfahren angemeldet wurde. Der Nachweis ist durch eine Wirtschaftsauskunft oder ggf. eine Selbstauskunft der Schufa zu erbringen. Auch eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung oder eine Erklärung des zuständigen Amtsgerichts (bzgl. Insolvenzverfahren) wäre möglich.

Für die Erteilung der Erlaubnis nach § 34i GewO soll ein Sach- und Fachkundenachweis und eine gesetzliche Versicherungspflicht (Vermögensschadenshaftplicht-, Vertrauensschadensversicherung und Berufshaftpflichtversicherung) Voraussetzung sein.

Verwaltervergütung

Verwaltung ist eine qualifizierte Dienstleistung, deren Komplexität und Umfang oft unterschätzt wird. Je nach Art der Verwaltung werden unterschiedliche Anforderungen an den Umfang dieser Tätigkeit gestellt.
Wie jede Dienstleistung wird auch hier die Leistung durch qualifizierte Mitarbeiter erbracht. Das Entgelt bestimmt sich daher durch die erwartete Güte und den Leistungsumfang. Wer eine umfassende und nachhaltige Verwaltung seines Vermögens erwartet, sollte bei der Wahl des Verwalters nicht den Preis als ausschlaggebendes Kriterium anführen. Auch ein Preisvergleich verschiedener Anbieter ohne die zugrundeliegenden Leistungen genau zu berücksichtigen ist nur schwer möglich.
Die Entgelte für Verwalter variieren je nach Umfang des Leistungspaketes und Größe der Wohnanlage, bzw. Anzahl der zu betreuenden Wohneinheiten (WE).

Vergütung WEG-Verwaltung
In der WEG-Verwaltung steht das Gemeinschaftseigentum und das Vermögen der WEG im Mittelpunkt. Die Grundleistungen sind durch das Wohnungseigentumsgesetz definiert und werden im Verwaltervertrag konkretisiert. Zusätzliche Leistungen wie etwa die Durchführung außerordentlicher Eigentümerversammlungen oder die Betreuung großer Sanierungsmaßnahmen stellen Leistungen dar, die in der Regel gesondert honoriert werden.

Vergütung Miet- und Sondereigentumsverwaltung

In der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist das Inkasso der Miete und die Betreuung der Mieter zu leisten. Der Umfang der Dienstleistungen wird durch den Verwaltervertrag geregelt. Gesetzliche Vorgaben zur Mietverwaltung gibt es anders als bei der WEG-Verwaltung nicht.
Für die Verwaltung von Mietshäusern zahlen Eigentümer im Schnitt je nach Region und Größe der Anlage zwischen 17,50 Euro und 25 Euro netto pro Einheit und Monat. In der Praxis ist auch eine prozentuale Vergütung angelehnt an die Miete üblich. Die Verwaltervergütung beläuft sich dann auf durchschnittlich 4,5 % bis 5,5%.
Für die Verwaltung vermieteter Eigentumswohnungen, die so genannte Sondereigentumsverwaltung, liegen die durchschnittlichen Entgelte je nach Region zwischen 18,50 Euro und 26 Euro netto pro Einheit und Monat. Bei einer prozentualen Vergütung sind zwischen 4,5 % und 6 % der Miete realistisch.
Für VDIV-Mitglieder sind kostenfreie Musterverwalterverträge im internen Downloadbereich bereitgestellt. ⇒ hier eine Verlinkung in den internen Bereich mit Anmeldung vornehmen

Der Bildungsweg zum professionellen Haus- und Immobilienverwalter

Formelle Qualifikationsvorschriften für die Ausbildung in der Immobilienverwaltung gibt es nicht. Wer in Deutschland das Tätigkeitsfeld des Immobilienverwalters aktiv ansteuert, kommt über kleine Umwege dennoch ans Ziel.

Von der Pieke auf gelernt: der klassische Ausbildungsweg
In der Immobilienverwaltung kann es von Vorteil sein, den klassischen Ausbildungsweg zu wählen und eine Lehre in einem Ausbildungsbetrieb zu absolvieren. Empfehlenswert ist die anerkannte Berufsausbildung zur/m Immobilienkauffrau/-mann. Die bundesweit geregelte dreijährige Ausbildung findet sowohl in der Haus- und Immobilienverwaltung als auch in der Berufsschule statt. Da die meisten Immobilienverwaltungen jedoch kleine Unternehmen sind und wenige Angestellten haben, sind Ausbildungsplätze rar gesät.

Zusätzlich zur Ausbildung zur/m Immobilienkauffrau/-mann besteht in einigen Regionen Deutschlands (insbesondere in Baden-Württemberg) die Möglichkeit der Zusatzqualifikation zum/r Immobilienassistent/in. Mit einer Hochschulreife führt diese doppelt qualifizierende Erstausbildung zum Abschluss als Immobilienkaufmann/-frau und parallel zum Abschluss als Immobilienassistent/in. Die zweijährige Ausbildung wird an einem Berufskolleg und im Ausbildungsbetrieb durchgeführt.

Weitere Informationen:

Ausbildungsflyer Immobilienkauffrau/-man zum download

Ausbildungsplan zum download

Übersicht Ausbildungsbetriebe zum download

Rahmenlehrplan zum download

Verordnung über die Berufsausbildung Immobilienkauffrau/-man zum Download


Fortbildungen bringen Verwalter auf den neuesten Stand
Nutzen Sie die vielfältigen Angebote, um den beruflichen Anforderungen in der sich immer stärker verändernden Berufswelt gerecht zu werden. Erweitern Sie Ihr Wissen auch , um sich im komplexer werdenden Alltag besser zu orientieren und aktiv und verantwortlich mitwirken zu können.

VDIV-Fortbildungsprogramm 2017



Weiterbildung und Spezialisierung
Wer bereits einen Grundstock an kaufmännischem oder technischem Wissen vorweisen kann, dem bieten sich zahlreiche Perspektiven zur Weiterbildung. Auch Seiteneinsteiger können den Weg der Spezialisierung und der Weiterqualifizierung wählen, werden sich aber ohne jegliche Kenntnisse im kaufmännischem Bereich schwer tun. Im mittleren Bildungsweg hat sich der Abschluss zum Fachwirt und zunehmend auch zum Immobilienökonom etabliert.
Beide Weiterbildungen werden von privaten Akademien angeboten, die Abschlüsse sind meist mit der ausbildenden Akademie oder mit der IHK verbunden. Die Finanzierung dieser Ausbildungsgänge wird in der Regel von den Absolventen selbst erbracht. Einige Firmen unterstützen ihre Mitarbeiter und übernehmen, bzw. bezuschussen die anfallenden Kosten.

Weitere Informationen:
www.e-b-z.de/lehrgaenge/lehrgang/gepruefte-r-immobilienfachwirt-in-ihk-wohnungsfachwirt-in-ebz-1.html
www.e-b-z.de/fernlehrgaenge/fernlehrgang/gepruefter-immobilienverwalterin-ebz.html

Akademischer Ausbildungsweg
Wer den Weg der akademischen Ausbildung wählt, erreicht sein Ziel über Universitäten, Hochschulen und Berufsakademien. Letztere Ausbildungsform wird nur in einigen Bundesländern angeboten.
Die meisten Studiengänge schließen mit den akademischen Abschlüssen Dipl.-Kaufmann/Kauffrau und Dipl.-Betriebswirt ab. Die Spezialisierung des Studienfaches (z.B. Immobilienwirtschaft) geht aus diesem Titel jedoch nicht hervor. In der Praxis sind daher nicht der akademische Grad mit einem immobilienwirtschaftlichem Titel, sondern allein die Studieninhalte entscheidend. Die Höhe der Studiengebühren variieren je nach Bundesland und Ausbildungsstätte.

Akademische Ausbildungsgänge der EBZ Business School in Bochum:

  • Bachelor of Arts Real Estate
  • Bachelor of Arts Real Estate (Fernstudium)
  • Master of Arts Real Estate Management

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